旅行の幹事が気を付けるべき8つのこと

グループ旅行・社員旅行など、大人数の旅行の幹事をすることになったら、皆に楽しんでもらえる旅行にしたいですね。和気藹々で過ごしたいし、旅行のせいで雰囲気が悪くなるのでは困ります。楽しい旅行にするために、旅行の幹事が気を付けるべきことをご紹介します。

2018年6月1日 更新 47,475 view

大人数の旅行の準備期間、いつ頃からすればいい?

大人数の旅行の場合、準備期間はどのくらい取ればよいのでしょうか。

あまり早くから企画して出欠を取って、先の予定はどうなるかわかりません。

と言って、近すぎても他の予定を入れてしまった人が増えて、全員参加には程遠くなりそう。

第一、それだけの人数の泊まれる宿、移動手段の手配は、ぎりぎりでは難しいことも…。

大人数の旅行の場合、幹事は2~3ヶ月前から動き始めましょう。

日程を決め、場所を決めたら、正式な出欠を取ります。
その頃なら皆の予定もわかっていることが多いですよね。

ぎりぎりまで出欠がわからないという人のために、いつまで参加表明すれば追加手配ができるかも確認して知らせておきます。

また、キャンセル料がかからない時期も明確にしておきましょう。

GWやシルバーウィーク、お盆休みなどの時期は、もっと早めの手配が必要かもしれません。

半年前から動いても早すぎるということはありません。

その場合、おおまかな人数で予約を取って、時期が近くなってから参加者の動向を見て微調整をするよう宿泊先などと交渉しておきます。

この調整力こそが幹事の腕の見せ所でもあります。

旅行先の決定は?皆の意見を集めて決めるって可能?

大人数の旅行では、行き先の決定も幹事の腕次第。

とはいえ、幹事が独断で決めても、「えーっ、○○温泉?先月行ったばかりなのに…」「○○県?俺の実家だよ・・・」と不満が残りそうです。

皆が納得して旅行先を決めるための方法の1つをご紹介すると、いくつか出した候補地について皆で投票してもらう決め方。

もちろん最終の判断は幹事に一任してもらいます。

「自分の希望を伝えられた」「皆の投票で決めた」という事実が残れば、皆オトナですから多少の不満は抑えて納得してくれるはずです。

ホテル・旅館を決める時に抑えておきたいポイントは?

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ホテルや旅館を決める際には何を重視したらいいのでしょうか?

旅行のプロが選ぶ決め手を1位から5位までまとめてみました。


第1位 料金

第2位 立地

第3位 料理

第4位 部屋

第5位 口コミ評価


まずは1位から。やっぱり気になるのは旅行の料金ですね。
個人旅行よりもお財布の紐がきつくなるのが団体旅行。

「高すぎる」という印象は避けたいものです。
旅行代金を高いと感じてしまったら、旅行中もお財布が気になってしまって楽しめないかもしれません。

会費を低く抑えてお得感を出すためには、旅行代金のかなりの割合を占める宿泊料金を安く抑えることも一つです。
ホテル・旅館の中にはお得な団体割引がある宿もあるので、事前にしっかりチェックしておくと安心ですね。

2位が料理を抑えて立地というのは、意外ではないでしょうか。
忙しい社会人なら、仕事で途中参加の人、途中で帰らないといけない人も中にはいるはず。

20時を過ぎると交通機関が動かないような山奥の温泉では、いくら雰囲気が良くても2次会から参加する人にとってはちょっと不便です。

夜の宴会も楽しみの一つなので、立地の確認も忘れないようにしたいですね。

3位には料理を挙げてみました。

お宿では旅行先の名物や新鮮な食材を使った料理、珍しい一品を楽しみたいですよね。
旅先でいただいた料理が旅行の印象を決めるといっても過言ではありません。

あらかじめどんな料理が出るかリサーチしておきたいところです。

4位のチェックポイントはお部屋。
室内の雰囲気や窓から臨める景色など、日常を離れてのんびり過ごせる空間かどうか気になりますよね。
また、あまり人数を詰め込み過ぎて部屋が窮屈にならないよう、部屋割りも気を付けましょう。

5位には口コミ評価がランクイン。
実際に泊まった人の意見はとても参考になります。
事前に評価を見ておくことで、宿泊する際の注意点なども知ることができますよ。

幹事の重大任務「お金の管理」の注意点とは?

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幹事になったら旅行準備も仕事ですが、皆に快適な旅になるようにと、旅行の間中も気が抜けません。

特に幹事の重大任務といえるのが、「お金の管理」です。

しっかりお金を管理するための注意点を挙げておきましょう。

多めに集金して予備費に充てる

交通機関のトラブルで新たな手配が必要になったり、宴会で勝手に誰かが追加のお酒を頼んでいたり…。

旅行中には突発的な出費がつきものです。

幹事は、予備費をきちんと用意して持参しておきましょう。

そのためにも、事前に旅行費用は少し多めに集金して、多い分は予備費に充てておくべきです。そして、旅行終了後に会計報告と共に返金する方法がスムーズです。

皆のお金を預かっている自覚を持つ

夜間や外出時、預かっている旅行費用は必ず金庫やセキュリティーボックスに預けましょう。

短時間だからとうっかりして、盗難に遭ってしまうこともありますから、油断しないようにしましょう。

公私混同で、自分のお金と旅行費用が混ざってしまうのでは、幹事の信用に関わります。

お金を持ち歩く際は、自分の財布とは別で持つようにしましょう。

破れる心配のないジッパーケースで管理するという方法も便利です。

クリアなので中身がよく見え、出し入れがしやすいです。

会計報告までが幹事の仕事

旅行が終わって幹事の仕事も終わりではありません。

会計報告を作成して、返金を終えるまでが幹事の仕事です。

あとで混乱しないように、収支を管理表で管理しておくと最後の精算が楽になります。

また、大規模な人数や予算の旅行の場合は会計担当者を別で頼んでもいいでしょう。

お金の部分はその人に任せてしっかり管理してもらいましょう。

グループ旅行・社員旅行におすすめの持ち物とは?

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大人数の旅行に、幹事が持って行っておいた方がいいおすすめの持ち物はなんでしょう?

いくつかおすすめを挙げてみます。

お菓子

子どもの頃の遠足を思い出すような懐かしいお菓子などを用意しておくと、話のタネになっていいでしょう。

トランプ類

学生の頃に戻ってワイワイ楽しめるよう、トランプやUNOをいくつか持参しておくと気が利いています。

宴会芸グッズ

お酒が入って来て、場が盛り上がってきたら、宴会芸グッズを投入!

きっとさらに盛り上がります。

酔い止め、風邪薬、絆創膏などの一般的な薬

車酔いや途中で体調を崩す人が出る場合もあります。

幹事として、薬を用意しておくといいでしょう。

プロジェクターのケーブルやアダプター

宴会でプロジェクターを使う時、うっかりケーブルやアダプターを忘れてきてしまうということがあります。

忘れずに持参しましょう。

お酒(参加者が成人の場合)

これは参加者が成人の場合に限られますが、なかなか手に入らない名酒などを用意しておけば場が盛り上がります。

レクリエーションは何を参考にして決めるべき?

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皆が楽しむことのできる昼間のレクリエーション、どうやって決めたらいいのでしょう?

参考になるのはネットの情報ですが、その情報を参考に、幹事をやったことのある先輩に相談してみるといいでしょう。

皆が楽しめて、また親睦が深められるような内容がいいですね。

基本はその場所の観光名所を廻る、話題のテーマパークに行くなどが考えられますが、ろくろ体験などその地にある名産品の製造体験、フィールドアスレチックなどの体を動かすものもいいでしょう。

あまり皆の意見を聞きすぎてしまうと決められなくなるので、最終判断は幹事に任せてもらいましょう。

常に団体行動ではなく、途中で1~2時間、自由行動にするのもいいです。
その間、幹事もちょっと一休みしましょう。

グループ旅行・社員旅行で最も重視すべきことは?

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グループ旅行や社員旅行で幹事が最も重視すべきことはなんでしょうか?

大きく分けて2つあります。

1つは参加しやすい予算で計画を立てて、しっかり予算内で収めること。
お金が足りなくて、後で追加徴収は避けたいものです。

そして、もう1つは、旅行のテーマをしっかり立てて知らせることです。
テーマは温泉やBBQなど、誰もが参加しやすい内容にしましょう。

くれぐれも幹事の趣味や一部の人たちの意見で、人により好き嫌いがあるようなテーマにするのは避けましょう。

予算とテーマがしっかりしていれば、参加しやすい雰囲気が出て、大勢参加してくれるでしょう。

さすが名幹事と言われるために忘れずにいたいこと

急なキャンセルへの対応をしっかり

急なキャンセルは必ず出ると覚悟しておきましょう。

参加者にはキャンセル料がかからない日時を知らせ、キャンセル条件なども提示してトラブルにならないようにしましょう。

社員旅行では役職による参加費設定は慎重に

社員旅行では、役職によって参加費に差をつける場合もあります。

これについては過去に幹事をした先輩に様子を聞いて、直接上司に相談して決めていくといいでしょう。

忘年会時期は場所の確保は早いうちに

忘年会の時期には社員旅行を兼ねて宿泊して忘年会という職場も多いです。

その時期に計画するなら、早めに予約をしておくようにしましょう。
一次会だけでなく、二次会会場の 予約も忘れないようにしましょう。

縁の下の力持ちになって旅行を盛り上げよう

グループ旅行や社員旅行など、大人数の旅行の幹事になったときに気を付けることを8つご紹介しました。

旅行当日はひとりで全部を仕切ろうとしても、大変な場合もあります。

補佐してくれる人を見つけて、助けてもらいましょう。
幹事は大変と思うかもしれませんが、誰かがやらなければならないこと。

旅行の終わりに、楽しかった!と皆に言ってもらえたら、幹事をやった達成感があるはずです。

楽しい旅行を目指して頑張りましょう。

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